職場での「調整役」、、疲れてませんか?

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誰もやりたがらない「調整役」なぜ私に、、。案の定、大変でうまくいかない、疲れた、どうしよう、納期が、、。こんな方も多いのではないでしょうか?

子供の頃から「調整役」をやってきた筆者がお伝えします

結論

疲れますが、こなしてる貴方は、実はすごいんです

解説

誰かがやらないといけない

職場での調整役は適任者がいなくとも誰かがやらなくては会社が廻りません。そこで白羽の矢が立ったのが貴方だというわけです。誰でもいい訳ではなく、あなたには「調整力」が備わっているので選ばれたと思います。

間(あいだ)に入って好きな人はいない

人と人、部署と部署、貴社と取引先、考えただけでも、ゾッとするのは私だけでしょうか?これを(ノーミスで期限まで)コンプリートするまで、駆けずり回るわけです。大変です。

天性の性分

しかし、世の中には調整役に適任な方も、もちろんいて、苦も無くこなしているのを、見かけることも珍しくありません。

合わない人もいる

「自分には合わないな」と思いながら調整役を努めている方が多い印象です。社内では人員が限られるため、適材がいない場合でも誰かがやらねばなりません。

(年上は)嫌な事こそ引き受ける

たとえ適正が低くとも、経験が豊富な年上こそ、調整役を担ってもらいたいです。普段から「できない」だの「無理」だのを不満顔で言ってるのは頭の硬い証拠です。自己を成長させる為にも嫌な事、面倒な事も率先して引き受ける、首を突っ込むことが必要です。

事前に伝えておく

案件が出るかも？と、なったら担当者に伝えておく(噂でも)。早め早めの(根回し！？)でお互いの情報共有と対応に余裕がうまれます。そして、正式に案件が出たら、「このあいだの件、正式に発表されたのでお願いします。詳細は、、、」と、お互いにスムーズに取り掛かれますので、おすすめです。

日頃からコミュニケーションを

普段から、社内、社外の人たちと挨拶程度でもいいので、日頃からコミュニケーションをとっておくと、何かあった時すごく助かりますし、自分のコミュニケーション能力も鍛えられます。たかが挨拶程度と思うことなかれ!です。

自分の実力も必要

仕事も出来ず、人との交わりも少ない人間には、誰も手助けしてくれません。勉強に努力を重ねることも必要です。「自分はやらない、しない」で生きていけるほど人生は甘くありませんし、逃げきれません。

持ちつ持たれつ

人間関係はお互いの利益を尊重してこそ築かれると思っています。一方的な押し付けや責任放棄は、やがて組織の崩壊につながります。相手の立場にたって考え、行動することで、自分も他者から同じように協力がえられ、お互いに信頼が深まり、貴方も仕事がスムーズに進みます。

他の部署の事も知っておく

いろいろな部署と連絡を取り合うには、それぞれの部署の仕事内容や人事などを知っていると、とても役に立ちます。また、影響力のある人物や仕事のできる人なども把握していれば鬼に金棒です。普段から情報集めをしておきましょう。

率先して事にあたる

あえて率先して、手を挙げることも時には必要です。貴方の、やる気ある行動は上司や同僚からも良く受けとられます。「失敗したら元も子もない」と考えるのが普通ですが、じつは、早くスタートした分、リカバリーがしやすく(時間も労力も)フォローも期待できるので、意外と楽な部類の仕事になります。

直ぐに実行したほうが楽です

仕事がきて、「めんどうだな」「難しそう」「〇〇さん、苦手なんだよね」など、よく心が億劫(おっくう)になり、ついつい取りかかりが遅くなってしまい、さらにやる気を削がれて、また更に億劫になる、、こうなる前に、すぐに動いたほうが時間を多く使えますし、モヤモヤがない分、心が楽です。

報連相をまめに行う

必ずでてくる、この「報連相」報告、連絡、相談のことですが、社会人の必須です。ホントにマメにすることで、社内が円滑に廻ります。ただ、忘れたり雑になったりして、トラブルに発展するのも、みなさま経験がお有りなのではないでしょうか。

日頃からコミュニケーション能力を鍛える

コミュニケーション能力を鍛える方法は、人の居るところに顔を出すことです、どんな集まりでも構いません。サークルでも、自治会でも、居酒屋でも。人と話しをすることがいちばんです。話を聞いて、自分も話す！いろいろな人が、いろいろな話をする、最初は聞くだけでも構いません。少しづつ磨いてください。

相手の立場も考える

調整に赴(おもむ)く時、当たり前ですが、相手は仕事をしています。仕事ですので、ほぼフル回転で余裕などない状態もありえます。仕事を止めて貴方を待っていることなど、まず無いでしょう。更に仕事がひとつ増えるのですから、貴方は招かざる客かもしれません。とはいえ、仕事ですから、できるだけ作業が一段落した時を見計らって、簡潔に要点を伝えましょう。

話し方ひとつで変わる

私は社内で依頼をする時「お忙しい所すいません」と、話しかけます。お客様にお会いするときは「お待たせ致しました」です。近年、誰しも時間がありません。足りません。よって待てません。まず相手の時間的ロスを詫びることで、事がスムーズに進む挨拶文です。みなさまも、ぜひ試してみてください。

対人関係が苦手な場合

たぶん、対人関係は永遠に謎だらけです。難しいと感じたら、気にしすぎて迷走してしまいます。逆に気にしなければ、いつの間にか周りが迷惑しています。特に相手が怒った時などは「なぜ、そこまで、、」と、気が滅入り、急に苦手意識を持ちます。それが社員なら、なおさらです。たぶん、お互いに苦手意識を持っているのではないかと思いますが、気不味さがずっと続きます。人間関係の相性があるのは事実でしょう、私はなるべく接点を少なくしていますが、どうしてもと言う時はメモなども活用して、簡潔に要点を整理して手短に伝えています。

相手の顔色をうかがってしまう

調整役をしていると、瞬((またた))く間に相手の顔色が曇ることに、よく遭遇します。こちらの心が萎える瞬間です。相手も悪気があるわけではなく、単に忙しいからだと思いますが、その次からはどうしても気を遣ってしまいます。ポジティブに考えれば、工夫や反省の余地がまだまだある、ということですので、この機会を逃さず自身の成長に繋げましょう。

相手に真意が伝わらないとき

言葉だけでは、なかなか相手に全部は伝わりません。それに、相手が忘れることも大いにありえますので、メモやメールでの伝達がおすすめです。要件、期日、担当者などを書いておくとお互いに助かります。

お互いの言い分にギャップがありすぎる

調整役で苦労するのが、部署同士や人間同士の言い分の違いに挟まれる事です。ましてや、どちらも言い分が正しい場合が多く、だからこそ、調整役がいるわけです。「妥協点を探れ、貴方ならできる！」そう言われても大変なものは大変です。伝書鳩のように行ったり来たり、、、。回数を重ねてお願いして、相手に「仕方がないな」と言わせるまで困った顔をし続ける！これがコツです。

忙しい忙しいで相手にされない

忙しい相手を捕まえるのは至難の技です。伝言ではなく、直接伝えたいものです。苦労して担当者を捕まえてください。その労力、努力を相手が分かってくれたら、しめたものです。労力、努力を惜しまないところがポイントです。

調整役が怒こられることは悪くない

調整役は、ある意味では無理難題を相手に押し付ける仕事です。嫌がられても仕方がない職種です。

直接、対面で話すのがベター

連絡方法はいくつも存在しますが、私は対面で話すようにしています。そして、メモも一緒に渡すことで、お互いの意思疎通、確認ができます。対面のほうが、相手の顔色が見えるので、今ではこちらのほうが楽です。

時間のロスもきつい

調整役にとって、相手が不在などで仕事が進まないこと、折り返しの連絡待ちで動けないときなど、時間のロスが後々に響いてきます。こちらも仕事を抱えている場合は、なおさらです。上司やクライアントからの「間に合うか？」の言葉ほどキツイものはありません。

相手の仕事が一段落した時が狙い目

誰でも仕事の途中に声をかけられるのを嫌がります。皆様も同じではないでしょうか?できれば、休憩中や、一段落したときに、会えれば、相手も落ち着いて話しを聞いてくれるでしょう。とはいえ、なかなかタイミングが合いません。タバコやコーヒーをのむ人なら、喫煙所や自販機によく居るかもしれません。出社直後も狙い目です。

まとめ

調整役は、能力がある人が選ばれます。大事な役目を遂行する実力の持ち主です。自信を持って役目を果たしてください。とはいえ、大変です。失敗もしますし、怒られますし、プレッシャーもすごいです。ですが、それも含めて貴方が適任者に選ばれたのです。すなわち、失敗もOKと会社が認めているのです!?ダメなら担当を外されるだけです。経験と勉強を積み重ねる良い機会だと捉えましょう。

では、皆様、適度に休みながら(手を抜きながら)頑張りすぎないようにしていきましょう。

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